פרוטוקול ישיבה אוטומטי בעברית — מהדיון למסמך שאפשר לבצע

• מטרת הישיבה, תאריך ומשתתפים.
• תקציר קצר של הנושאים שעלו ושל ההקשר להחלטות.
• החלטות שהתקבלו — בנפרד מהצעות או דעות שלא אושרו.
• משימות עם פעולה, אחראי ותאריך יעד כאשר אלה נאמרו.
• נקודות פתוחות, סיכונים ומועד המעקב הבא.

התהליך מתחיל עוד לפני הפגישה: מגדירים נושא ומטרה, מוודאים שהמשתתפים יודעים על התיעוד ובוחרים מי יקבל את הפלט. לאחר הפגישה התמלול משמש חומר גלם, וה־AI מארגן אותו למבנה קבוע.

• מזמינים בוט גלוי לפגישת Zoom, Teams או Google Meet, או מעלים הקלטה קיימת.
• מפיקים תמלול לפי דוברים כדי לשמור את ההקשר של כל אמירה.
• מחלצים החלטות ומשימות ומפרידים אותן מהדיון שהוביל אליהן.
• בודקים שמות, סכומים, תאריכים וניסוחים שעלולים להשתמע לשתי פנים.
• משתפים רק עם נמענים מורשים ושומרים את התוצאה במקום שבו הצוות עובד.

מודל יכול לנסח משפט משכנע גם כאשר האחריות או התאריך לא נאמרו במפורש. לכן אסור להפוך השערה לעובדה רק כדי שהפרוטוקול ייראה שלם.

• אם לא נקבע אחראי — כותבים 'אחראי טרם נקבע'.
• אם הוזכר מועד יחסי כמו 'בשבוע הבא' — בודקים את התאריך לפני הפצה.
• בהחלטה רגישה מצרפים הקשר או הפניה לתמלול במקום לקצר יתר על המידה.
• בישיבות הנהלה, משפטיות או משאבי אנוש מבצעים סקירה אנושית לפני שיתוף.

תמלול שומר את רצף הדברים. סיכום מרכז את הנושאים החשובים. פרוטוקול מוסיף מבנה פורמלי ועקבי, ולעיתים נדרש גם לאישור. אלה שכבות משלימות ולא מוצרים מתחרים.

• תמלול — לחיפוש, ציטוט והבנת ההקשר המלא.
• סיכום — לקריאה מהירה של עיקרי הפגישה.
• פרוטוקול — לתיעוד עקבי של החלטות, אחריות ומעקב.
• בפגישה חשובה שומרים תמלול, מפיקים סיכום, ומאשרים את הפרוטוקול לפני הפצה.